Asignar tiempo a las tareas

Trabajar y no tener tiempo se han convertido en dos acciones completamente ligadas. Lo peor es que también está afectando al tiempo personal.

En la vida moderna necesitamos hacer más tareas de las que el tiempo nos permite. Y mientras más nos permite, más tareas le asignamos a nuestro día. Aunque me sorprende que haya gente que mata el tiempo... lo grande es que se creen asesinos, cuando hacerlo es un suicidio.

Mientras más recursos asignamos para hacer alguna tarea, más recursos utilizamos. No nos damos cuenta de los desperdicios, sencillamente porque seguimos en presupuesto. Así mismo hay empresas, de esas modernas que gastan el dinero de los inversionistas, que terminan quebrando, sin salirse del presupuesto, porque gastan más de lo que son capaces de ganar.

Con el tiempo nos pasa lo mismo. ¿Se ha encontrado con alguien en algún centro comercial, comenzaron una conversación y cuando volvió a ver el reloj el tiempo se había esfumado?

Si en una situación idéntica sabemos que en media hora tenemos que hacer algo de suprema importancia, ¿qué hacemos? Nos pasamos viendo el reloj y salimos a tiempo para nuestro compromiso.

Al asignarle tiempo a nuestra reunión inesperada la terminamos a tiempo, hablamos con pasión, pero no desperdiciamos el preciado recurso no renovable.

En el trabajo por igual. Una tarea que no tiene horario de finalización nos puede llevar todo el tiempo del mundo. Una reunión sin final asignado suele prolongarse hasta que alguien tiene que retirarse. Un cliente que no tiene prisa en irse puede quedarse hasta que suceda algo que lo haga levantarse de la silla.

Digamos que en la casa nos disponemos a limpiar. Quizá en tres horas no hemos terminado. Si pasamos revista nos damos cuenta de que desviamos la atención a tareas que no eran urgentes, o quizá le pusimos demasiado énfasis en llevarlas casi a la perfección. Alguna llamada se prolongó, o hasta el inseparable compañero inteligente nos hizo un guiño para que revisáramos lo que la sociedad estaba compartiendo en las redes... sí, ese amigo que hoy nos hace desviar la atención en tantas ocasiones.

Pongamos un caso similar. Iniciamos la limpieza; a los cinco minutos un amigo nos llama diciendo que está cerca y quiere pasar a visitarnos. Nos dice que en unos cuarenta y cinco minutos estará tocando el timbre. ¿Buscaremos perfección en nuestra limpieza? ¿Pasaremos mucho tiempo al teléfono con una llamada que entró? ¿Limpiaremos a profundidad algo que apenas tiene un poquito de polvo? ¿Revisaremos las redes sociales?

Le aseguro que, como un rayo, haremos lo principal para que la casa esté presentable ante la visita, pospondremos la limpieza profunda para otro momento y nos pondremos presentables. En vez de utilizar tres horas, en treinta minutos todo quedará como debe estar.

En el trabajo nos pasa igual. Un reporte para el jefe puede tardar tanto tres horas, como treinta minutos. Depende del tiempo que tengamos para hacerlo. La pregunta es: ¿habrá una forma de hacerlo en menos tiempo?

Sí... No dejándola para el último momento. Simplemente asígnele hora de término a esas tareas que se suelen pasar demasiado tiempo en ejecución, como enseño en detalle a utilizar el tiempo de la mejor manera en mi libro “¿No tienes tiempo?”, tanto en la oficina como en la casa. Sin descuidar otras tareas, ni llevar algo a una perfección que no necesita.

Diego Sosa