Costos ocultos de los diabólicos esquemas para la reclamación de gastos

El sistema parece haber sido deliberadamente diseñado para causar el máximo dolor. Regresando al trabajo después de dos semanas me sentí tan desubicada y tan sobrecargada con cosas por hacer que hice lo casi nunca hago: una lista.

Decía algo así: Escribir columna. Corregir artículo. Revisar guión radial. Leer las notas de la junta. Revisar correos electrónicos. Grabar podcast. Decirles a varias personas que han estado pidiéndome que haga cosas que no puedo hacerlas. Comenzar la declaración de impuestos. Darle al jefe mi nueva dirección. Realizar la reclamación de gastos.

A mediados de la semana me sentía complaciente. Casi todo estaba hecho; la mayoría de las tareas, cuando las abordaba, resultaron ser fáciles. Trabajar es sorprendentemente directo y agradable en agosto cuando no hay nadie por medio, tanto que me hace cuestionar por qué lo convertimos en algo tan fastidioso el resto del año. En cuanto al correo electrónico, eso también está bien. He desarrollado un sistema postvacacional en el cual marco para borrar todos los mensajes, y entonces antes de despacharlos a una fosa común les doy un vistazo y rescato a los pocos que lucen interesantes. Dos semanas de correos electrónicos atrasados toman una hora y media de revisión. Decir que no también es fácil ahora que yo he aprendido a hacerlo. Y hasta la declaración de impuestos no es tan difícil. Las transacciones electrónicas significan que ya no importa si uno ha perdido papelitos vitales, pues todo está en línea.

Pero entonces me embarqué en la tarea que debería haber sido la más inocua. Mi trabajo me debe £92.99. Tengo los recibos para comprobarlo, y todo lo que necesito es un poco de trabajo administrativo para recuperar lo que es legítimamente mío.

Comencé la obra a las 3:30 p.m. y a las 5 p.m. estaba al borde del llanto. Tres veces tuve que interrumpir a otras personas pidiendo ayuda. A todos los que se sientan a mi alrededor les perturbaban mis gritos de “Me (insertar mala palabra) en estos (insertar mala palabra) gastos”.

Hay algo en hacer la declaración de gastos que siempre ha sido odioso, aun en los viejos tiempos cuando todo lo que había que hacer era llenar unas pocas columnas en un papel tamaño estándar. Hay que lidiar con la desmoralizante actividad de vaciar los bolsillos y las carteras en busca de los recibos desaparecidos — además de la incertidumbre existencial sobre qué es correcto reclamar.

Recuerdo haber visto una encuesta que decía que muchos oficinistas preferirían limpiar los baños de la empresa a hacer su reclamación de gastos. Yo iría más lejos. No sólo preferiría limpiar inodoros, preferiría sufrir cirugía dental.

Aunque muchas tareas administrativas se han vuelto menos penosas, la de los gastos se ha vuelto más. El Financial Times, como la mayoría de otras empresas, ha cambiado recientemente a un sistema de Internet — iExpenses de Oracle.

La semana pasada volví a darme cuenta de lo horrible que es: No podía hacerlo funcionar en Chrome; me decía una y otra vez que inhabilitara mi bloqueador de pop-up, pero como no sé qué es eso, no podía obedecer. Entonces, cada vez que trataba de llenar sus desconcertantes cajas, respondía “valor invalido.” Había que completar cuatro páginas; cuando trataba de pasar a la página siguiente me informaba que no había llenado la última correctamente.

Cuando se entrega el documento, no se ha terminado. Hay que imprimir el informe, fotocopiar todos los recibos, entonces determinar cómo escanearlos todos juntos y enviarlos por correo electrónico a algún pobre infeliz que le pagan por procesarlos.

Finalmente, después de muchas malas palabras, lo logré — que es más de lo que pueden hacer muchos de mis colegas. Un corresponsal extranjero avezado, quien es más que capaz de cuidarse en algunos de los lugares más peligrosos del mundo, se ha visto tan derrotado por iExpenses que le han concedido una dispensación especial para usar el antiguo sistema. El sistema es tan doloroso que uno sólo puede concluir que fue diseñado así a propósito. Ahora que todo software es fácil de usar, se tuvo que necesitar mucha codificación especial de parte del brillante personal de Oracle para crear algo tan difícil. No es extraño que las empresas estén tan felices con el resultado: mientras más difícil la reclamación, más baja la cuenta de gastos.

Sin embargo, eso pasa por alto el costo de oportunidad — las horas que todos desperdiciamos tropezando, como yo misma la semana pasada. También pasa por alto el estrés que causa — sólo hay que pensar en el dinero que hay que gastar en esos programas de “bienestar” que ayudan a aliviar el estrés de los empleados. Seguramente sería mejor no apretar tanto a la gente en primer lugar.

¿Entonces cuál es la respuesta? Conozco a alguien que trabaja para una gran organización que se cansó tanto de ayudar a un colega con sus gastos que le impuso un 10 por ciento de comisión. No sólo no hubo queja, sino que se corrió por toda la empresa, y pronto todo el mundo empezó a pedir el mismo negocio.

Ésta es una brillante idea para cualquier persona empresarial con niveles inhumanos de paciencia y baja presión arterial. Tal persona podría realizar la declaración de gastos para sus colegas, y cobrarles 10 – o hasta 20 – por ciento por hacerlo. Seguramente ganaría una fortuna. Y se aseguraría un puesto en el cielo.

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Lucy Kellaway