No priorizar lo pendiente

Una de las formas que me enseñaron cómo manejar el tiempo fue priorizar... poco tiempo después entendí que en el mediano plazo no me funcionaba.

Priorizar lo pendiente me llevaba a tomar esa lomita de papeles que tenía encima de la mesa y comenzar a clasificarlas: esto para hoy, esto para mañana, ups, ¿qué hace esto aquí?, tengo que hacerlo es urgente.

Al final me quedaban varias lomitas: lo urgente; lo pendiente para mañana; lo menos urgente, lo sin urgencia; y había una lomita que iba a aquel amigo redondo que está debajo de la mesa, botaba muchas cosas.

El trabajo por hacer se reducía, pero era solamente porque había cosas que ya no las iba a utilizar. Estaba conforme, muy feliz porque ya sabía lo que tenía que hacer primero y qué tenía encima de la mesa.

Había tirado muchas de las cosas que ya no necesitaba, aquellas que ya no eran importantes o que no queremos más encima de la mesa... y a veces cosas que ni siquiera sabíamos que estaban ahí.

Esta felicidad era temporal. Cuando llegaba un cliente tenía que acomodar todas mis lomas en una nueva gran montaña. Pero seguía feliz; encima estaba lo más urgente luego lo que era medio urgente y debajo lo que tenía menos urgencia. ¿Cuándo terminaba haciendo esas tareas? Cuando se convertían en urgentes.

La realidad es que en el día a día no nos da mucho tiempo de atacarlas. Esperamos que alguien nos llame con una urgencia de alguna tarea (aunque siempre tenemos la esperanza de que nadie llame y nos interrumpa), la buscamos dentro de la gran montaña y allí comenzamos a clasificar. Muchas veces encontramos cosas ahí y decimos ¡oh! y volvemos a reclasificar.

¿De qué nos sirven los 45 minutos o una hora priorizando lo que está en la mesa? De nada.

Existe un diagrama para priorizar, toma en cuenta la importancia y la urgencia. Lo que siempre he visto en dicha ayuda es que solo me sirve para determinar la prioridad de lo que entra en mi ciclo de trabajo... no para lo que ya está en el proceso.

Agendar las tareas que llegan según ese método es muy bueno. Nos ayuda a no sentir carga porque sabemos cuándo la haremos: Lo importante y urgente se hace de inmediato; lo que no es ni lo uno ni lo otro se archiva, o se pone en agenda para antes de que se convierta en uno de los dos; lo urgente pero no importante se delega, si se puede; y lo importante pero no urgente se pone en agenda. El sistema lo explico por extenso en mi libro “¿No tienes tiempo?”.

¿Mi recomendación! No clasifique lo que ya tiene por hacer, ponga manos a la obra: Agarramos el más gordito porque ese baja más la loma; o quizá el más finito porque debe ser menos complejo; o el amarillo porque no nos gusta ese color dentro de todo o por ser el favorito; o el violeta porque tal vez no es el equipo de baloncesto que nos interesa... no sé, pero tome un papel y termínelo.

En esos 45 minutos va a poder bajar bastante lo que hay ahí. Termine lo que tiene encima de la mesa y verá que no importa cuánto tiempo utilice, el que use lo va a hacer productivo... cerrar tareas es lo único que hace bajar la carga.

Diego Sosa