La memoria no es prueba

Uno de los elementos más importantes de una práctica sana de gobernanza corporativa es la correcta constancia de las deliberaciones y decisiones del consejo mediante actas. A veces, consignar, registrar y formalizar lo tratado en una sesión se percibe como algo mecánico y sin mayor valor. Nada más apartado de la realidad.

En el ejercicio del derecho corporativo he visto situaciones que no suelen considerarse. Conocí un caso ocurrido en nuestro país en el que un consejo de administración tomó una decisión. Se discutió a fondo, se ponderó y se acordó, y todos salieron de la sala con la certeza de que el asunto quedaba resuelto. Años más tarde, cuando la sociedad favorecida necesitó hacer valer ese acuerdo, no encontró cómo: el acta dejaba constancia de varios puntos de la sesión y de los presentes, pero no de la resolución específica de impacto económico. La deliberación había ocurrido; el acto societario, jurídicamente, no. La empresa no pudo reclamar un derecho por un monto cercano a dos decenas de millones de dólares. Nadie mintió, nadie ocultó nada y nadie fue negligente durante la sesión. Simplemente, lo que se decidió aquella tarde no quedó escrito.

No es por simple formalismo que la ley de sociedades dominicana les otorgue tanta importancia a las actas de consejo, incluso mayor que a las de una asamblea general de socios. Es por lo que este documento representa. Y no solo en el sector privado: ocurre lo mismo con los entes descentralizados de la administración pública.

Es crucial que en todo órgano colegiado de efectos jurídicos materiales exista un acta que recoja lo intercambiado, identifique a los asistentes y deje constancia de lo acordado. Como refiere la mercantilista española María Teresa Otero Cobos, su contenido debe abarcar los datos de la convocatoria y de la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones, haciendo eco de los votos negativos. La jurista de la Universidad de Málaga señala que cada vez es más frecuente que los administradores reclamen redacciones detalladas y eviten los resúmenes.

Nuestro legislador previó una garantía en esa misma dirección: la ley general de sociedades comerciales y empresas individuales de responsabilidad limitada núm. 479-08 establece un control al exigir que las actas sean firmadas al final de la sesión por los consejeros presentes. Y ahí conviene detenerse, porque esa firma tiene dos destinatarios.

Hasta aquí hemos considerado lo que la falta de constancia le cuesta a la sociedad. Cabe preguntar qué le cuesta al consejero que firmó, y la respuesta resulta menos cómoda. El acta no solo perfecciona el acto societario frente a terceros: es el único registro sobre el cual, años después, habrá de juzgarse la diligencia de quienes participaron en aquella sesión.

Puede parecer una preocupación remota. No lo es, y la experiencia comparada lo ilustra, aunque no vincule a nuestro ordenamiento. En un análisis publicado en octubre de 2025 en el Harvard Law School Forum on Corporate Governance, abogados de la firma Fried Frank comentan la decisión de Brewer v. Turner, del 29 de septiembre de 2025, mediante la cual la Court of Chancery de Delaware rehusó desestimar, en fase preliminar, una demanda contra los consejeros de Regions Financial Corporation.

Allí se reclamaba que los directores devolvieran, de su propio patrimonio, los 191 millones de dólares que la entidad pagó a su regulador de protección al consumidor. La acción no fue iniciada por autoridad alguna, sino por una accionista que ejerció su derecho a examinar los libros y registros de la sociedad y obtuvo cerca de veinte mil páginas de documentación interna. Sobre esos papeles, informes de comités, correspondencia y actas, se construyó el caso. El tribunal no indagó qué recordaban los consejeros. Indagó qué constaba y en qué momento.

Esa pregunta, en el ordenamiento dominicano, tendría dónde apoyarse. Y en algunos sectores el estándar es más alto que el general. Las entidades de intermediación financiera se rigen, además de la Ley de Sociedades, por el Reglamento sobre Gobierno Corporativo aprobado por la Junta Monetaria. Su artículo 19 dispone que las actas del consejo y de sus comités deben redactarse de forma clara y detallada, de manera que permitan comprender los fundamentos de los acuerdos adoptados e incluir, cuando la hubiere, la opinión particular de los miembros sobre los temas tratados. No se trata de consignar el resultado de la votación, sino de dejar constancia de aquello que condujo a ella.

El Reglamento explica la razón. Su artículo 15 obliga a los consejeros a participar activamente en las sesiones y comités convocados, y a requerir toda la información necesaria a fin de emitir su voto de forma razonada y justificada. Y su artículo 5, literal n), al establecer los parámetros de evaluación de su desempeño, manda considerar el tiempo de servicio, la cantidad de comités en los que participa, su presencia en las sesiones y los aportes realizados a las decisiones.

Este último criterio conlleva una consecuencia que suele pasar inadvertida. El supervisor ordena evaluar al consejero por sus aportes a la toma de decisiones. Cabe preguntar dónde consta ese aporte. No consta en la presentación que se proyectó aquella tarde, ni en el correo que circuló, ni en la memoria de los presentes. Consta únicamente en el acta, o no consta en ninguna parte. De ahí que el acta no sea solamente el registro de lo que el consejo decidió, sino la única prueba de que deliberó, y de que cada uno de sus miembros cumplió con el deber de diligencia que la norma le impone.

Volvamos entonces a aquella sala. La tarde en que se tomó la decisión que nunca llegó a escribirse, nadie previó que años después haría falta demostrar lo que todos daban, por cierto. Los que estaban en la sala lo recordaban con claridad. Y, sin embargo, cuando llegó el momento de hacerlo valer, ese recuerdo no sirvió para nada. Porque la memoria no es prueba.

Enrique Segura