Cómo ser más productivos

Comprobado: hay personas a las que el tiempo no alcanza y personas con tiempo para todo... y para dar. ¿Cuál es su secreto? Te damos algunas pistas.

¿Te quedas hasta tarde en la oficina porque no te alcanza el tiempo para terminar el trabajo? ¿A veces deseas que la jornada tenga más de 24 horas para poder completar las tareas pendientes? ¿No tienes tiempo para leer o compartir con la familia? Si la respuesta a las preguntas anteriores es sí, es probable que debas cambiar algunos hábitos. Pequeños ajustes que harán una gran diferencia.

Alberto Peña, conferencista y formador de Productividad y Gestión Personal coloca a las interrupciones en el primer lugar de los enemigos de la productividad, destacando la improvisación, las reuniones improductivas, la televisión, internet (con redes sociales incluidas), el email y el teléfono. ¿Te reconoces?

Interrupciones. ¿Cuánto tiempo se tarda en recuperar la concentración en la tarea después de una interrupción? Fácilmente... media hora perdida. Lo ideal es tener un “plan de interrupciones” para combatirlas, haciendo una lista de las 15 principales otorgándoles una puntuación por su impacto y frecuencia. Como técnica disuasoria, exhorta a usar auriculares, aunque no se esté escuchando música, así como comunicar las rutinas a los compañeros de trabajo, ser breves en las llamadas telefónicas y usar el móvil en silencio.

Improvisación. No se trata de ser un “obseso de la planificación”, porque, como ser improvisado causa estrés, pretender tenerlo todo programado provoca insatisfacción. Se recomienda tener una lista diaria de tareas clave -las que tienen mayor impacto en los resultados- y tareas repetitivas -como revisar el email, navegar en internet o hacer la compra-, para colocar las segundas en un momento del día en que no estorben la consecución de las primeras.

Reuniones improductivas. Antes de asistir a una reunión pregunta el tema que se tratará para ir con aportes definidos. Y si eres quien convoca, procura que todos los que participarán conozcan el objetivo de la reunión y que esta sea breve.

Televisión (y streaming). Según un análisis publicado en abril por Streaming Observer, sólo los usuarios de la plataforma Netflix -que a finales de 2018 sumaban 139,259,000- dedican cada día 164,800,000 horas a ver sus vídeos (por usuario, el promedio es de una hora y 11 minutos). En cuanto a la televisión, la media diaria mundial es de unas tres horas. No es que invite a sacar de nuestras vidas una buena película, documental o serie, pero sí a dosificar el tiempo que pasamos frente a una pantalla, pues de si 24 horas ocho son para el trabajo, ocho para dormir y unas tres para las comidas, apenas restan cinco horas para vida familiar, ejercicio, ocio y proyectos personales (sin contar el tiempo que pasamos en los tapones).

Internet. Internet nos aporta herramientas para hacer más fáciles y ágiles las tareas de nuestro día a día, como las aplicaciones de mapas, el internet banking, tiendas virtuales, webs de pago de servicios o de videoconferencias. Pero esta misma red puede hacer que se nos pasen las horas sin darnos cuenta... postergando las tareas realmente importantes. Desactivar las notificaciones, tener cuidado con las conversaciones en las que entramos en las redes sociales y que se pueden volver interminables.

Email. Estar revisando el correo electrónico a cada momento es, definitivamente, un hábito que va contra nuestra productividad al interrumpir la concentración en otras tareas.

Teléfono. Tres hábitos como negativos nuestra productividad: las conversaciones largas e intrascendentes, contestar instintivamente el teléfono y no saber apagar el móvil cuando es necesario.