Las lecciones de los primeros Juegos Olímpicos aplazados
Las restricciones crearon un contexto que fomentó el esfuerzo y la eficiencia
EFE
EFE distribuye una columna de opinión escrita por el director ejecutivo de los Juegos Olímpicos en el Comité Olímpico Internacional (COI), Christophe Dubi, que trabajó en el que quizá sea el mayor estudio de caso de gestión del cambio: el aplazamiento por un año de los Juegos Olímpicos de Tokio 2020 debido a la pandemia de covid-19.
Un año después de la competición, este economista suizo que lleva 26 años en el COI como gestor deportivo, reflexiona sobre lo aprendido.
"¿Cómo se organizan unos Juegos Olímpicos aplazados en medio de una pandemia? En marzo de 2020, mientras que el mundo y la economía bajaban la persiana, había quien estaba ocupado en decidir si Tokio 2020 se celebraría o no. La respuesta fue inmediata y categórica: la cancelación no era una opción. Se lo debíamos a los deportistas y al mundo entero. Este fue el punto de partida de intensas negociaciones que desembocaron en la solución que privilegiábamos: aplazar, por primera vez, los Juegos Olímpicos hasta un año.
Éramos un amplio y cohesionado grupo de líderes que representábamos a las principales partes implicadas: Shinzo Abe (a la sazón primer ministro de Japón y defensor del proyecto olímpico desde sus inicios), Thomas Bach (presidente del COI), Yoshiro Mori (entonces presidente de Tokyo 2020), Yuriko Koike (gobernadora de Tokio), John Coates (presidente de la Comisión de Coordinación del COI) y Hashimoto Seiko (ministra de los Juegos Olímpicos y, posteriormente, presidenta de Tokyo 2020).
Así comenzaron 16 meses extraordinarios que pusieron a prueba la pericia en materia de gestión de crisis, riesgos y cambios del COI, el Movimiento Olímpico, el Comité Organizador de Tokio 2020 y las autoridades japonesas.
Los Juegos Olímpicos son, en el mejor de los casos, una enorme, difícil y compleja operación en la que participan miles de actores en todos los continentes y con grandes implicaciones económicas. Más allá de los retos añadidos del aplazamiento, esta edición también implicó reunir a una comunidad mundial en un contexto sanitario sumamente sensible y en continua mutación, en el que la mayoría de las fronteras estaban cerradas.
Era la primera vez que nos enfrentábamos a ello y fue necesario un enorme esfuerzo combinado de todo el ecosistema —deportistas, comités olímpicos nacionales, radiodifusores y patrocinadores— para sacar adelante un acontecimiento que ha dejado impronta en la historia y en el alma del planeta, demostrando el auténtico valor de nuestro eslogan #StrongerTogether, «la unión hace la fuerza».
El momento más emocionante de toda esta historia fue, sin duda, el jueves 29 de julio de 2021, seis días después de la ceremonia de apertura. Estábamos esperando el informe diario de casos de COVID-19 en la Villa Olímpica y todos teníamos en mente los cálculos de nuestros expertos. Nos habían dicho que, si las medidas de prevención se habían respetado, empezaríamos a ver un descenso del número de casos a partir de entonces. De no ser así, querría decir que se estaban produciendo contagios dentro de la «burbuja», lo que sería una grave amenaza para los Juegos. Aquellos resultados demostraron la pertinencia de un riguroso proceso de planificación con cuatro escenarios, revisado continuamente a partir de las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud y otros entes internacionales. También confirmaban que nuestro mensaje había calado: el cumplimiento de las medidas era una responsabilidad tanto individual como colectiva.
Aunque nos congratulamos en aquel momento, tampoco nos dormimos en los laureles, porque, como organizadores, sabemos que el inicio del acontecimiento no es sino el final de la planificación. He aquí algunas lecciones que aprendimos en esos 16 meses sin precedentes:
Los Juegos Olímpicos son importantes
Son parte de la humanidad y de la historia, y es un privilegio trabajar en ellos. Aunque éramos conscientes de esta máxima, en esta situación sin precedentes era más cierta que nunca, algo que se hizo patente en la respuesta inmediata de la comunidad internacional —Naciones Unidas, el G7 y el G20— y los deportistas, para quien los Juegos Olímpicos son el culmen de una carrera. En los cuatro meses que siguieron al aplazamiento, fue necesario renegociar miles de contratos con empleados, proveedores, patrocinadores, radiodifusores, etc. El apoyo y la cooperación que demostraron fueron increíbles. Esta cohesión en torno a un mismo objetivo es fortísima.
Es fundamental generar una cultura de confianza
Durante esos primeros días después del aplazamiento, nos enfrentamos a cientos de problemas que tuvimos que abordar con el absoluto convencimiento de que los superaríamos juntos, implicando a todas las partes y contra todo pronóstico. Bajo el liderazgo de John Coates, nos concentramos en organizar los flujos de trabajo de manera que las actividades se agrupasen de forma lógica y que los procesos se reorganizasen de forma coordinada. En colaboración con nuestros socios, identificamos cuatro grandes fases: asegurar lo más básico mediante consultas y negociaciones de contratos, mejorar la eficiencia para reducir el impacto económico del aplazamiento, incluir las medidas de prevención de la COVID-19 para mitigar los riesgos epidemiológicos y ultimar los preparativos de las operaciones.
Los eventos que definen a una generación necesitan un enfoque de futuro claro.
Aquellos acontecimientos que ocurren una sola vez en una generación, como los Juegos Olímpicos, deben tener una finalidad clara y ofrecer beneficios para la sociedad local. En Japón había sido así desde siempre, incluso antes de que surgiese la oportunidad de dar a la humanidad un halo de esperanza al final de un largo y oscuro túnel. El proyecto de Tokio 2020 estaba liderado desde las más altas instancias. Su enfoque se centraba en presentar lo mejor de Japón y sus valores: la resiliencia y voluntad de sus gentes, definidas por la historia del país —incluido el terremoto que asoló el este de Japón en 2011—, el respeto, el compromiso y el cuidado de hasta el último detalle. En un contexto en el que teníamos que actuar con absoluta precisión, no había mejores socios que nuestros amigos japoneses.
En una crisis, un líder es aquel que toma decisiones difíciles
Es lo que vimos con el presidente Bach, el presidente de la Comisión de Coordinación Coates, los presidentes Mori y Hashimoto de Tokio 2020, la gobernadora Koike y los primeros ministros Abe y Suga. Las decisiones firmes, especialmente cuando se toman en circunstancias difíciles, inspiran confianza y generan un ánimo de colaboración en todo el ecosistema. El espíritu de «la unión hace la fuerza» fue fundamental para nuestro éxito.
La comunicación es gestión
Sean cuales sean las circunstancias (por causas internas o externas), no se puede dejar que el optimismo decaiga o que surja la más mínima duda.
Los proyectos como el nuestro también requieren la máxima transparencia y una constante fidelización y comunicación con todos los públicos, incluidas las relaciones con las partes interesadas. Para evitar problemas, es fundamental explicar constantemente en qué se está trabajando, cómo se están resolviendo las cuestiones y en qué manera se beneficiará el público.
Las restricciones crean un contexto que fomenta el esfuerzo y la eficiencia
En Tokio, tuvimos que ser sumamente exhaustivos a la hora de optimizar las cosas. Aprendimos que, si estás obligado a encontrar formas y medios para simplificar algo, acabarás encontrando cómo hacerlo, algo que se hizo patente con el talante de colaboración adoptado entre nuestros equipos del COI y Tokio 2020, el Gobierno Metropolitano de Tokio y el Gobierno japonés, entre otros muchos socios de todo el mundo.
Antes de la COVID-19, ya habíamos logrado reducir el presupuesto en 2200 millones de dólares gracias a una evaluación del plan maestro de instalaciones y ahorrar 2100 millones de dólares gracias a la aplicación de las reformas de nuestra Agenda Olímpica 2020+5 y la New Norm. Tras el aplazamiento de los Juegos, aún conseguimos reducir los costes en 280 millones de dólares mediante optimizaciones y simplificaciones.
Estas lecciones redundarán en beneficios para futuras ediciones de los Juegos Olímpicos.
Un año después, estos son grandes logros para unas Olimpiadas sin precedentes que inspiraron al mundo y arrojaron esperanza, alegría y luz en uno de los periodos más duros".
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